Levantamiento de inventarios y activos fijos: por qué es clave para entidades públicas y empresas

Muchas entidades y empresas descubren que no saben con exactitud qué bienes tienen cuando llega un cambio de administración, una auditoría o una pérdida. Entonces aparecen equipos sin registrar, registros de bienes que ya no existen y muebles sin responsable. Un levantamiento de inventarios ordena esa información.

Esta guía explica qué es, por qué importa y cómo se hace, de forma práctica.

¿Qué es un levantamiento de inventarios y de activos fijos?

Es el trabajo de contar, identificar y registrar físicamente los bienes de una entidad o empresa —equipos, muebles, vehículos, maquinaria y otros— y compararlos con los registros que ya existen. El análisis de activos fijos revisa esa información: qué bienes están registrados, cuáles existen realmente, en qué estado se encuentran y quién responde por ellos.

¿Por qué es importante?

• Control: saber qué se tiene, dónde está y quién es responsable.
• Información confiable para decidir qué reponer, reparar o dar de baja.
• Orden contable: que los registros coincidan con lo que existe físicamente.
• Preparación para revisiones, auditorías o cambios de administración.
• Menos pérdidas: los bienes identificados y asignados se cuidan mejor.

En el caso de las entidades públicas, llevar el control de los bienes es además una responsabilidad de la administración. Las reglas específicas que le aplican a su entidad conviene confirmarlas con su área contable.

¿Cómo se hace un levantamiento? Paso a paso

• Definir el alcance: qué sedes, áreas y tipos de bienes se van a recorrer, y qué información existe.
• Planear el recorrido: con las áreas y los responsables de cada espacio.
• Conteo físico: se recorre cada espacio y se registra cada bien.
• Identificación: descripción del bien, características, estado y ubicación; si se acuerda, se marca cada bien con su identificación.
• Conciliación: se compara lo encontrado con los registros existentes y se identifican las diferencias.
• Análisis: bienes sin registro, registros sin bien, bienes en mal estado y bienes que podrían darse de baja.
• Informe: se entregan los resultados y las recomendaciones.

Qué debería recibir al final

• La relación de bienes levantados, con sus características, estado y ubicación.
• El listado de diferencias frente a los registros existentes.
• Recomendaciones sobre los bienes con diferencias, en mal estado o sin uso.
• El informe en el formato acordado en la propuesta.

Errores frecuentes

• Empezar sin definir el alcance ni las áreas que se van a recorrer.
• Contar sin identificar bien cada elemento, de modo que luego no se puede comparar.
• No involucrar a los responsables de cada área.
• Hacer el levantamiento una sola vez y no actualizarlo.
• Guardar la información sin un responsable de mantenerla al día.

¿Cuándo conviene hacerlo?

Cuando se desconoce el estado real de los bienes, cuando los registros no coinciden con lo que existe, ante un cambio de administración o antes de una revisión. Y, como buena práctica, de forma periódica para mantener la información al día.

Cómo trabajamos en SYS Integrales del Putumayo

Prestamos el servicio de levantamiento de inventarios y análisis de activos fijos para entidades públicas y empresas. Acordamos con usted el alcance y las sedes, realizamos el levantamiento y le entregamos el informe con los resultados. Si además necesita equipar sus oficinas, consulte nuestro servicio de redes y suministros.

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